Xây dựng thói quen để làm việc hiệu quả hơn

Tôi làm kỹ sư cầu đường 5 năm trước khi chuyển sang thương mại điện tử. Hai nghề gần như không liên quan gì nhau, nhưng có vài thói quen tôi mang theo và đến giờ vẫn giữ.

01Bắt đầu đúng giờ quan trọng hơn làm nhanh

Ở công trường, một tổ đội bắt đầu trễ 30 phút là cả dây chuyền phía sau trễ theo. Không ai bù lại được bằng cách làm nhanh hơn.

Ngồi bàn làm việc cũng vậy. Ngày nào tôi bắt đầu đúng giờ là ngày đó gần như chắc chắn xong việc, dù làm không nhanh hơn ngày khác.

02Ghi ra ngoài đầu

Bản vẽ tồn tại vì không ai nhớ nổi toàn bộ một cây cầu trong đầu. Công việc hàng ngày cũng thế.

Mọi thứ cần nhớ, tôi ghi ra: việc phải làm, quyết định đã chốt, lý do vì sao chốt như vậy. Ghi chính là lý do tôi dựng trang này.

03Một việc lớn mỗi ngày

Một ngày xong một việc đáng kể vẫn hơn một ngày xong mười việc vặt.

Tôi chọn trước một việc lớn và làm nó đầu ngày, lúc đầu óc còn sạch. Việc vặt đẩy về buổi chiều — chúng luôn tự tìm được chỗ.

04Lặp lần thứ ba thì viết thành quy trình

Việc gì làm đến lần thứ ba theo cùng một cách thì tôi dừng lại viết nó ra. Lần thứ tư trở đi chỉ việc làm theo, không phải nghĩ lại từ đầu.

Đây là thói quen tiết kiệm cho tôi nhiều thời gian nhất, và cũng là thói quen khó giữ nhất — vì lần thứ ba lúc nào cũng có vẻ nhanh hơn nếu cứ làm đại.

05Nghỉ cũng phải có lịch

Không nghỉ thì vẫn làm được vài tuần, nhưng chất lượng rơi mà mình không tự nhận ra. Ở công trường điều đó nguy hiểm. Trong kinh doanh thì nó âm thầm hơn: mình bắt đầu ra quyết định kém.

06Cái chung của cả năm thói quen

Không cái nào cần động lực. Chúng chỉ cần một lần quyết định, rồi lặp lại.

Tôi không tin vào việc mỗi sáng thức dậy phải tự thuyết phục mình làm việc. Tôi tin vào việc sắp xếp sao cho hôm nào cũng giống hôm nào.